Bir maaş bordrosuna hiç baktınız mı? On kişilik bir ekibin yarım saatlik toplantısı, şirkete beş saatlik emek demektir. Bu emeğin karşılığında çoğu zaman yalnızca tek bir cümle alınır: "Sıradaki görüşmemizde değerlendiririz." Takvimdeki en pahalı satır renksizdir, sessizdir ve her sabah davetiyeli biçimde ekranımıza düşer: toplantı. Yazılımda hata ayıklamak da pahalıdır, ama en azından sonunda bir çözüm olur. Toplantının sonunda ise çoğu zaman yalnızca yeni bir toplantı tarihi vardır.

Dakikaların Gerçek Fiyatı

Toplantının maliyeti, salonun kirası ya da bağlantı lisansı değildir; o dakikalarda yapılamayan işlerdir. Derin düşünmeyi gerektiren bir görevin ortasında bölünen kafa, geri dönse bile kaldığı yerden devam etmez; önce dağılan ipliği toplar. On iki kişilik bir ekipte otuz dakikalık bir buluşma, altı saatlik bölünmüş zaman demektir. Bu hesabı yaptıktan sonra "hızlı bir senkron olsun" cümlesi bir daha aynı kolaylıkla telaffuz edilemez. Hızlı olan toplantı değil, onun bizden çaldığı zamandır.

Toplantı davetiyesi, birinin saatini alma iznidir; bu izin yalnızca gündemi olanlara verilir.

Davet listesi de bir maliyet kalemidir. On kişilik toplantının üçüne "belki lazım olur" diye gönderilen mesaj, üç kişilik bir dikkat dağıtmasıdır; "lazım olur" dediğimiz konuya o kişinin saniyesi katılmamıştır çoğu zaman. Kararın parçası olanlar davet edilmeli, kalanlara ise toplantı notu gönderilmelidir. Bir de ritim meselesi vardır: Aynı konu her hafta gündemdeyse, konu değil, toplantı formatı yanlıştır. Günlük on beş dakikalık kısa bir duruşması olan ekipte, haftalık iki saatlik büyük buluşmanın çoğu kendiliğinden erir; çünkü kararı bekleyen soru, zaten cevaplanmıştır.

Kısa Toplantının Anatomisi

İyi toplantı, iyi yazılıma benzer: sınırları bellidir, amacı bellidir, çıkışında bir ürün bırakır. Gündemi yazılmamış bir buluşmaya girmemek gerekir; gündem, katılımcıların hazırlıklı gelmesini de sağlar. Yirmi beş dakikalık bir çerçeve, kırk beş dakikadan daha yoğun üretir; çünkü daralan süre lafı değil, kararı öne alır. Her toplantının sonunda bir kararı, bir sorumluyu ve bir tarihi tahtaya yazmak şarttır. Karar çıkmayan toplantı kötü değildir, ama çıkmayan kararı tekrar tekrar görüşmek; asıl israftır bu.

Takvimi Geri Kazanmak

Takvimi geri kazanmak, toplantıyı yasaklamak değildir. Yüz yüze tartışmayı gerektiren konular vardır ve olmalıdır. Öneri üç maddelik: gündemi olmayanı reddet, süreyi varsayılanın yarısına çek, karar çıkmayanı tekrar etme. Ayrıca "bu konu mesajla çözülebilir mi" sorusunu davet göndermeden önce sormak, ayda saatlerce kazanç sağlar. Kalan toplantıların her biri, o güne bilinçli olarak konulmuş bir imza gibi değer kazanır. Kısa toplantı, aceleci ekibin özelliği değil; zamanını sayan ekibin olgunluğudur.